שאלון אפיון ללקוח אוטומציה עסקית

*השאלון מנוסח בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד
1.	ספר לי בבקשה למה התעניינת בשירות של אוטומציה עבור העסק שלך?
מטרת השאלה: אנו רוצים להבין שאנחנו יכולים לפתור ללקוח את הבעיה שלו, 
ובשלב הראשון חשוב לבדוק שהלקוח עצמו מבין את הבעיה שלו, ואיך הוא מנסח אותה.
באופן אידיאלי, הלקוח שמתאים לשירות שלנו "סובל" מבעיות של חוסר יעילות בעסק שלו עם המערכות והתהליכים שבהם הוא משתמש. הלקוח יתאר את הבעיות האלו ומכאן נדע לאילו תהליכים אנו צריכים לכוון את השיחה בסעיפים הבאים

2.	ספר לי בבקשה קצת יותר על העסק שלך: אילו מוצרים/שירותים אתה מוכר, 
מי הלקוחות שלך, האם יש לך עובדים בעסק, מה תפקידם וכו'?
מטרת השאלה: בשאלה הזו אנו מתחילים לאסוף מידע רלוונטי כדי לאפשר לנו להבין אילו פתרונות אוטומציה יכולים להתאים לעסק הזה, מי הולך להשתמש בהם (אם הלקוח לבד או צוות של עובדים) וגם כדי שנוכל להתחיל לדבר במושגים מעולם התוכן של הלקוח כשאנחנו בונים עבורו את הפתרון. 

צלילה לעומק לתוך תהליכים שהעסק עובר כדי לזהות הזדמנויות לאוטומציה:
בשלב הזה אנחנו יכולים לבחור תהליך כלשהו מהעסק ולעשות עליו Zoom-in. 
וכאן נרצה לשמוע לפרטי פרטים איך עובד התהליך היום. דוגמאות לתהליכים:
א.	תהליך קליטת לידים חדשים ממקורות שונים (דפי נחיתה, מיילים, לידים בפייסבוק, צ'אטבוט, שיחות למספרים וירטואליים, ועוד)
ב.	תהליך מכירה וניהול הליד אחרי שנקלט (שיחות טלפון, שליחת הצעות מחיר, שליחת סמסים/מיילים בשביל פולואפ, פתיחת תיקיית לקוח, סליקה ועוד)
ג.	תהליך משלוח מוצר (אם מדובר על חנות וירטואלית למשל)

בסעיף הבא, אני נוהג לבקש מהלקוח לעשות איתי שיתוף מסך במחשב בעזרת התוכנה https://anydesk.com/en כדי שיוכל להדגים לי ואראה בעיניים איך הוא עובד היום עם המערכות שלו. אז אני ממליץ שתורידו את התוכנה, ותבקשו גם מהלקוח להוריד אותה לפני השיחה.

השימוש בה פשוט מאוד, הלקוח נותן לכם את המספר ID שלו בתוכנה, אתם מזינים אותו אצלכם ומתחברים אליו לשיתוף המסך.

3.	תאר לי בבקשה איך נראה היום תהליך של "קליטת ליד חדש" לעסק שלך?

מטרת השאלה: לקבל מידע מלא על התהליך מההתחלה ועד הסוף כדי שנוכל לשרטט תרשים זרימה שלו. תוך כדי תיאור התהליך חשוב לנו להבין גם באילו מערכות הלקוח משתמש כדי להבין אם הן מתאימות או שצריך להשתמש במערכות חדשות שכרגע לא בשימוש. ולכן תוך כדי הסיפור של הלקוח נרצה לשאול בכל שלב בתהליך:
באיזו מערכת אתה משתמש בשביל "זה"? 

מטרת השאלה: להבין אילו מערכות נמצאות בשימוש והאם אנחנו יכולים לבצע איתן אוטומציה או שנצטרך לבחור מערכות אחרות. מערכות שחשוב לשאול עליהן יהיו מסוג: מערכות דיוור, שליחה סמסים, דפי נחיתה/אתר, ועוד...

4.	מתוך התהליך שתיארת לי כרגע, מה מבוצע היום בצורה ידנית?
מטרת השאלה: להבין האם יש לנו דרך לעזור ללקוח עם אוטומציה, ובאילו שלבים בתהליך אנחנו יכולים להשתמש באוטומציה. דוגמאות למה שהלקוח יכול להגיד: 
א.  אני קולט לידים מפרסום בפייסבוק, ואז מזין אותם ידנית לתוך קובץ אקסל
ב. ברגע שאני רואה שלקוח השאיר פרטים באתר, אני שולח לו מייל לתיאום שיחת טלפון

5.	נחזור על שאלות 3 ו-4 עבור כל תהליך שרלוונטי בעסק של הלקוח
מטרת השאלה: נבצע חזרה על שאלות 3 ו-4 ככל שצריך עד שנמפה את כל התהליכים שרלוונטיים לעסק הזה. כיוון שפעמים רבות הלקוח ירצה להכניס אוטומציה ליותר מתהליך אחד.
אנו נרצה לשאול כמה שיותר כדי לתת פתרון כמה שיותר מלא ושלם עבור הלקוח ולא רק לתקן משהו קטן עם פלסטר. 

6.	האם יש עוד דברים חוץ ממה שתיארת לי, שהיית רוצה שיקרו בעסק שלך אוטומטית?
מטרת השאלה: כאן אנחנו נותנים ללקוח במה להביע רצונות נוספים מעבר לתהליכים שכבר קיימים אצלו בעסק. יתכן מצב שהלקוח ירצה להוסיף דברים חדשים שהוא לא עושה היום כיוון שהוא פשוט לא מגיע אליהם ו/או אין מי שיעשה אותם. למשל הלקוח יכול לומר:
"הייתי רוצה לשלוח סמס לכל מי שקנה את המוצר שלי באתר, ולהגיד לו תודה על הקנייה"

7.	סיכום השיחה ותיאום ציפיות להמשך
אחרי שרשמנו הערות בצד על כל התהליכים הרלוונטיים לאוטומציה, אנחנו נרצה לחזור על הדברים מול הלקוח ולהגיד: דיברנו על לבצע אוטומציה לא' ב' ג'. נסביר לו מה אפשרי ומה לא יהיה אפשרי (במידה ויש משהו לא אפשרי ואנחנו כבר יודעים את זה. אם לא יודעים אפשר לבדוק ולחזור אליו אחר כך עם תשובה).

נבצע תיאום ציפיות להמשך: "אני הולך לעבור על התהליך שתיארת לי ולבנות לך הצעת מחיר לפתרון שיתאים לך, אשלח לך אותה ביום שני בבוקר". וכאן אפשר לסיים את השיחה 😊